Vymysleli spôsob, ako sa firma môže zbaviť papierovačiek

, 13.09.2014 12:00
Ján Korecký, Andrej Glezl, Michal Paulovič,...
Úspešní podnikatelia vymysleli spôsob, ako digitalizovať faktúry či bločky. Zľava Ján Korecký, Andrej Glézl a Michal Paulovič. Autor: ,

Roky sa v praxi pozerali na to, ako musia účtovníci otrokársky prepisovať faktúry. Pred dvoma rokmi prišli štyria slovenskí podnikatelia na domáci trh s inovatívnym nápadom, ktorý utópiu o podnikaní bez zbytočných papierovačiek zmenil na realitu. Tak vznikla základná myšlienka by square. By square zjednodušil platby vďaka nasnímaniu QR kódu z faktúry mobilnou aplikáciou.

Služba, ktorú aktuálne rozvíjajú, ide ešte ďalej. Dokáže už bez QR kódu odbremeniť podnikateľov, resp. ich účtovníkov, ktorí vedú podvojné účtovníctvo firiem, od manuálneho prepisovania všetkých prijatých a odoslaných faktúr či bločkov v účtovnom systéme.

„Princíp je jednoduchý. Podnikateľ dostane faktúru, papierovú naskenuje, elektronickú prepošle a už len počká, kým ju spracujeme. Potom podnikateľovi prídu hotové údaje, s ktorými môže ďalej pracovať. Odosielateľ faktúry nemusí platiť za poštovné. Prijímateľ zase šetrí náklady, ktoré mal doteraz so spracovaním papierových dokladov, ,“ opisuje systém elektronizácie podnikania jeden zo zakladateľov spoločnosti Datamolino Andrej Glézl.

Automatické prepisovanie faktúr ušetrí oproti manuálnemu aj niekoľko hodín času. Datamolino sa rado prezentuje tým, že doslova predáva podnikateľom voľný čas. „Nech sa podnikatelia venujú niečomu zmysluplnejšiemu ako administratíve,“ hovorí Glézl.

Systém začali vo veľkom využívať najmä malé podniky. Doteraz ich službu vyskúšalo okolo 200 slovenských podnikateľov. Ide prevažne o účtovné firmy z Košíc, Žiliny, Banskej Bystrice či Bratislavy. Myšlienka sa uchytila nielen na Slovensku. Datamolino svoje podnikanie chce rozšíriť vo Veľkej Británii ale aj za veľkou mlákou.

Ako to funguje?

V praxi to vyzerá tak, že Datamolino spracuje dokument a vytiahne z neho dáta bez ohľadu nato, či je do Datamolina poslaný scan alebo PDF z emailu. Užívatelia si potom môžu nechať importovať súbor do svojho účtovného softvéru.

„Dokument rozbijeme na čiastočky na základe technológie rozoznávania znakov, a potom ich spájame do elektronického špecifického kódu. Chceli sme docieliť, aby sa podnikatelia venovali prioritne svojmu podnikaniu, a nie nezmyselnému prepisovaniu faktúr, pričom potom často dochádza k chybám,“ hovorí Glézl. Najmä pri prepisovaní údajov ako je IČO alebo DIČ firmy, pričom ide o niekoľko miestne čísla.

Ich služba  dokáže vytiahnuť dáta z faktúr a...
Ich služba  dokáže vytiahnuť dáta z faktúr a bločkov automaticky, takže podnikatelia a účtovníci ušetria čas strávený ich prepisovaním. Autor: Ľuboš Pilc, Pravda

Účtovníkom odpadáva povinnosť prepisovať pracne všetky prijaté a odoslané faktúry či bločky. To, čo bolo predtým papierom, sa stane digitálnym obrázkom, ktorý má Datamolino vo svojom digitálnom archíve. Ak sa podnikateľ potrebuje neskôr dostať ku konkrétnemu účtovnému prípadu, môže tak urobiť cez systém, kde má pridelené špecifické heslo.

O systéme sa predčasom dozvedela aj podnikateľka Veronika Malá z Bratislavy, ktorá má s pracným prepisovaním haldy faktúr niekoľkoročné skúsenosti. „Je to nočná mora každého účtovníka, či podnikateľa, ktorý si sám robí podvojné účtovníctvo. Často vám obchodní partneri pošlú naskenovanú faktúru alebo v pdf podobe, ktorú je treba prepísať do štruktúrovaného dokumentu. To len preto, aby sa s ňou mohol ďalej pracovať,“ hovorí pani Malá.

Vo svete sa ročne vystaví viac ako 100 miliárd faktúr, len v samotnej Európskej únii je to viac ako 16 miliárd. Všetky tieto faktúry treba niekde vytlačiť, spracovať a zaevidovať.

O dáta sa netreba báť

„Všetko je zálohované na dennej báze a ukladané na zálohový server. Dáta sú šifrované pomocou SSL protokolu s minimálnym šifrovaním 128 bitov. Na ukladanie dát využívame cloudovú službu od Amazon-u,“ upresňuje systém zabezpečenia druhý zo zakladateľov firmy Ján Korecký. Podľa IT odborníkov momentálne na svete neexistuje lepší systém ochrany dát pred útokmi hackerov, ako je spomínaná cloudová služba od Amazon-u.

Prvý väčší úspech zažili títo podnikatelia pred rokom v júli, kedy sa dostali na sedem mesiacov do pražského podnikateľského akcelerátora. „Prinieslo nám to kapitál vo výške 40– tisíc eur, ktorý sme získali za 5-percentný podiel v našej firme. Posilnilo to našu kredibilitu a imidž na trhu, pretože do nás investoval globálny hráč akým je práve Telefónica,“ povedal Glézl. Slovenský štátny Fond Inovácií a Technológií im poskytol vo februári tohto roka finančnú investíciu až do výšky 500 tisíc eur.

Firmu založili ako start up, čo v preklade znamená, že ide o začínajúcu firmu, ktorá sa snaží preraziť na trhu s inovatívnym technologickým riešením. V ich firme aktuálne pracuje 20 ľudí. Pred rokom si podnikateľov vybrali z Wayry ako účastníkov Wayra Global Demo Day v Londýne. Na podujatie sa dostalo spolu 15 startupov zo 14-tich akadémií Wayra v rámci celého sveta. Datamolino ako jediné z Prahy. „Vystúpil som tam s prezentáciou a využil som pri tom všetky praktické skúsenosti, ktoré mi poskytovali mentori v Prahe,“ spomína Glézl. V Prahe ich naučili, aby nemali malé ambície, ale aby v podnikaní mysleli globálne a neuspokojili sa len so slovenským či českým trhom.

Zahraničné skúsenosti na nezaplatenie

Podnikatelia si skúsenosti z Wayry nesmierne pochvaľujú. S úsmevom na perách však spomínajú na začiatky, kedy museli v priebehu niekoľkých sekúnd v angličtine vysvetliť, prečo by mal mať investor o ich projekt vôbec záujem. Pre nich to boli veľmi ťažké časy.

„Keď sme o našich skúsenostiach z Wayry hovorili kamarátom, tak si nás doberali, že čo je na tom sa za krátky čas odprezentovať. Keď som sa ich opýtal- tak dobre, povedzte o svojej robote za 30 sekúnd a aj prečo je dôležitá. To už s tým mali problém,“ smeje sa Glézl. A čoho sa pri tomto druhu podnikania museli vzdať?

„Platí to isté ako pri inom podnikaní. Musíte sa vzdať istoty pravidelného mesačného príjmu. Ak máte hypotéku, tak to uhráte len tak, že máte niečo našetrené. A v začiatkoch musíte kvôli tomu obetovať veľa voľného času. Paradoxne, my sme ho veľa museli obetovať, aby samotní podnikatelia ten voľný čas mohli získať,“ tvrdí Glézl.

Podnikatelia sa chcú teraz viac presadzovať vo svete, najskôr na trhoch hovoriacich anglicky. „S Wayrou by sme v spolupráci radi pokračovali. Keďže postupne chceme Datamolino uviesť aj vo Veľkej Británii, radi by sme sa o to usilovali s podporou akcelerátora v Londýne,“ dodal Glézl.

© AUTORSKÉ PRÁVA VYHRADENÉ

#technológie #podnikanie #QR kód #Úspešní Slováci
Sleduj najnovšie články na našom Facebooku
Ponuky zo Zľavy.Pravda.sk