Do služobného telefónu sa žiada predstaviť sa nielen menom, ale aj menom svojej firmy či úradu, ktorý zastupujeme. Súkromný hovor z neznámeho čísla sa patrí zodvihnúť s tým, že sa predstavíme a to isté očakávame aj od volajúceho.
Ak s niekým nemôžeme alebo nechceme hovoriť, nie sme povinní zdvihnúť telefón v každú dennú či nočnú hodinu. Ak vieme, kto nám volal, je slušné zavolať neskôr naspäť. Ak nevieme, kto volal, môžeme, ale nemusíme volať naspäť, dotyčný sa môže ozvať znova.
Ak voláme niekomu neznámemu, môžeme vopred poslať krátku SMS, že budeme volať v takej a takej veci. Ak dotyčný chce, zavolá aj sám alebo náš hovor prijme skôr ako neohlásený. Každý má však právo hovor neprijať. Telefón má slúžiť človeku a nie naopak.
Ak sa stane, že sa hovor z technických príčin preruší, volať znova by mal ten, kto volal prvý, teda opakovať volanie. Inak si volajú dvaja ľudia navzájom a každý má obsadené.
Telefón má slúžiť na krátke vybavovanie a najmä nemá nikoho obťažovať. Ak sa niekto doma pohodlne usadí v kresla a vytočí číslo priateľa, s ktorým plánuje hodinový hovor, nemôže sa čudovať, keď má ten druhý celkom iné plány a chce hovor vybaviť iba krátko.
Podobne nemá telefón obťažovať ani okolie – v zamestnaní či cestou v autobuse, v rade pri pokladnici v obchode či v čakárni u lekára. Na verejnosti treba telefonovať vždy krátko a tlmeným hlasom a v určitých situáciách hovor vôbec neprijať. Pacient v ambulancii u lekára tiež nezdvihne hovor, aj keby volala manželka alebo jeho šéf! Podobne s úctou by sme mali pristupovať aj k úradníkom, pracovníkom v obchode či na pošte, alebo v banke.
Osobitnou kapitolou je telefonovanie vo verejnej doprave. Ostatní cestujúci nemajú kam uniknúť a musia si vypočuť často veľmi intímne či neslušné rozhovory, hoci o to vôbec nestoja. Hovor vo verejnej doprave sa dá vybaviť krátko s odkazom – cestujem v autobuse, zavolám neskôr. Ak druhá strana takého vysvetlenie neakceptuje a ďalej hovor rozvíja, stačí zopakovať: ľutujem, nemôžem hovoriť, ozvem sa neskôr. A položiť.
Vrcholom neslušnosti je telefonovať pri jedle, či už doma s rodinou, alebo s kolegami z práce. Dávame tým ostatným najavo, že nie sú pre nás dostatočne dôležití. Ak ide o naozaj súrnu a neodkladnú vec, treba sa ospravedlniť a s telefónom odísť od stola. Telefón v žiadnom prípade nepatrí an stôl v reštaurácii, ani keď si dávame obedové menu s kolegami.
Obťažovať môže aj hlasitosť telefónneho zvonenia či hudby, preto je dobré v určitých situáciách používať tichý režim.
Mnoho ľudí si to neuvedomuje, ale do telefónu hovoríme väčšinou hlasnejšie ako v priamej komunikácii. Preto je dôležité mať svoje telefonovanie pod kontrolou, aby sme druhých nevyrušovali.
Mobilné telefóny umožňujú posielať SMS a využívať aj tento kanál je v poriadku aj v pracovnom či inom oficiálnom styku, ak je to potrebné. Také SMS majú však byť krátke a slušné, teda s oslovením a podpisom. Prijaté SMS neskúmame a neodpovedáme na ne v kine ani v divadle, ani počas obeda a už vôbec nie za volantom auta, kde je to životunebezpečné.
Ako písať e-maily
V spoločenskej komunikácii je každé slovo – vypovedané či napísané – našou vizitkou a na písomnom kontakte si treba dať záležať. Dnes je rýchla doba, ale na oslovenie či ďakujem si treba nájsť čas vždy.
V dobe elektronickej komunikácie mnohí zabúdajú na to, že aj e-mail je pošta a ako každý slušný list by mal byť napísaný podľa pravidiel. Základom je oslovenie a pozdrav s podpisom na záver. K slušnosti patrí aj používanie zdvorilostných fráz a celkový zdvorilý tón.
Aj e-mail je list, len v elektronickej podobe. Treba preto dodržiavať formálne členenie textu – vynechané riadky, odseky, správne umiestnené medzery či úvodzovky. V oficiálnej komunikácii sa používa spisovný jazyk, nie slangové či nárečové slová. Medzi pravidlá písania listov patrí aj správne oslovenie, vykanie či podpis. Pri oslovení sa používa veľké písmeno – Vaša ponuka – na znak úcty. Najmä mladí ľudia často zabúdajú, že slovenčina používa diakritiku a tak to má byť aj v e-mailoch. Vložiť do textu čiarku či dĺžeň naozaj nie je zbytočná strata času. E-mail je list, nie je to SMS, preto treba používať celé vety s veľkým písmenom na začiatku a bodkou na konci. Do oficiálnej komunikácie nepatrí jazyk SMS – ani slangové skratky či emotikony.
Na záver oficiálneho e-mailu patrí podpis plným menom, meno z e-mailovej adresy nestačí. V styku s úradmi či inštitúciami by mal e-mail obsahovať kontakt, telefonický aj poštovú adresu. Inštitúcie nekomunikujú výhradne prostredníctvom e-mailov.
Ako používať tituly
Medzi pravidlá spoločenského styku patrí aj správne oslovenie. Tu platí, že prednosť má vyššia funkcia či vyšší titul. Ak má človek vo funkcii zároveň aj titul, vyberieme to, čo je spoločensky významnejšie, teda čo je zriedkavejšie. Napríklad ministerku s titulom JUDr. oslovíme „pani ministerka“ (nie každá doktorka práv je ministerkou) či primára s titulom MUDr. oslovíme „pán primár“ (nie každý doktor je primárom). Obe funkcie sú natoľko významné, že „prekryjú“ význam získaného akademického titulu. Na druhej strane vedúcej oddelenia na úrade s titulom Ing. patrí oslovenie „pani inžinierka“, pretože nie všetky jej kolegyne – vedúce – tento titul získali.
K podobnej „kolízii“ dochádza u vysokoškolských učiteľov, ktorí majú vedecký titul aj akademickú hodnosť. Správne sa majú oslovovať vedecko-pedagogickým titulom (pán docent/pani docentka, resp. pán profesor/pani profesorka). Ak nemajú titul docent alebo profesor, oslovujú sa akademickým titulom pán doktor, pán magister.
Nositeľa viacerých titulov oslovujeme vyšším titulom, napr. prof. Ing. Zuzana Malá, CSc. – pani profesorka, doc. JUDr. Anton Jaško, PhD. – pán docent. Ženu s akademickým titulom či vedeckou hodnosťou oslovujeme „pani“ bez ohľadu na vek – pani doktorka, pani inžinierka, pani docentka.
Skratky pedagogických titulov prof. (profesor), doc. (docent) sa píšu pred akademickými titulmi s malým začiatočným písmenom (prof. PhDr. Juraj Krátky, DrSc.). Skratky vedecko-akademických hodností PhD. (doktor filozofie) a umelecko-akademických hodností ArtD. (doktor umenia) sa uvádzajú za menom, od ktorého sa oddeľujú čiarkou ((PaedDr. Milota Slušná, PhD.). Obdobne sa píšu skratky vedeckých hodností CSc. (kandidát vied) a DrSc. (doktor vied) priznané podľa starších predpisov. Titul čestný doktor sa uvádza skratkou Dr. h. c. (doctor honoris causa) pred menom a pred ostatnými titulmi (Dr. h. c. Václav Havel).
Pripravené v spolupráci s vydavateľstvom TRIO Publishing podľa knihy Anton Bódis, Barbara Štubňová: Nie som barbar – Etiketa pre každého.